Suite WhiteNet

Il software dedicato alle Agenzie per il Lavoro

WhiteNet è il software gestionale dedicato alle Agenzie per il Lavoro, leader di mercato e utilizzato da oltre il 40% delle ApL italiane.

In continuo aggiornamento, comprende tutte le funzionalità che consentono di rispondere in maniera sempre più specifica alle esigenze del mercato delle ApL e, ovviamente, agli adeguamenti normativi. Inoltre, è configurabile e personalizzabile per realizzare al meglio le singole strategie aziendali. Integrato con Microsoft Office™ e interfacciabile con strumenti OpenSource come Open Office, consente di creare facilmente documenti personalizzati senza costi ulteriori.

Scalabile e ricco di componenti aggiuntivi, permette diverse modalità di calcolo del costo/prezzo, l’ottimizzazione del processo di rilevazione presenze, la generazione di documenti automatici di fatturazione, la creazione della fattura elettronica per l’Agenzia delle entrate (XML) e l’invio dei documenti di fatturazione al cliente tramite e-mail.

Perfettamente integrato con software di terze parti si interfaccia con strumenti paghe, contabilità, rilevazione presenze, web, CRM e con gli enti pubblici quali INAIL, Centri per l’Impiego e ClicLavoro. Inoltre, il modulo W2N (WhiteToNet) permette un contatto diretto con le aziende utilizzatrici, i lavoratori e gli enti esterni (banche, pubblica amministrazione, enti privati).

WhiteNet release 12 è un’applicazione sviluppata con tecnologia Microsoft .Net C# per le componenti server e JavaScript/TypeScript per le componenti client e risulta completamente fruibile attraverso browser web.

E’ fornita su due ambienti operativi:

  • ambiente di Produzione dove gli operatori potranno accedere per lo svolgimento delle attività quotidiane;
  • ambiente di Test dove è possibile sperimentare il software, verificarne le configurazioni e applicare eventuali nuove funzionalità.

Lavoratore

Gestione del lavoratore

tramite scheda completa dove è possibile accedere ai dettagli completi delle informazioni

Informazioni anagrafiche e di residenza
Dati fiscali e Detrazioni
Stato famiglia
Iscrizione al sindacato
Dati TFR
Documenti

Commerciale

Scheda anagrafica azienda

per riportare le informazioni relative al cliente

Dati di pagamento e fatturazione
CCNL applicato e particolarità
Sedi di lavoro
Dati di sicurezza e prevenzione
Affidabilità

Gestione preventivo

utilizza le informazioni di livello CCNL/Cliente

Mansione
Dati INAIL, TFR, tipo di contribuzione INPS
Gestione festività
Margine o mark-up o moltiplicatore per ottenere il prezzo di vendita

Contratti

Contratto di somministrazione

che riporta i dati necessari alla stipula dei contratti che regolamentano le interazioni tra le varie parti coinvolte: il cliente (azienda utilizzatrice), il lavoratore, l’Agenzia per il Lavoro, gli Enti esterni (INAIL, Centro per l’impiego ecc.)

Sono presenti le informazioni generali riguardanti le mansioni e il numero di addetti richiesti, i dettagli sul CCNL applicato le date, il luogo di lavoro, le tariffe di vendita, i dati INAIL.
Esiste uno storico che conserva le variazioni contrattuali intervenute durante il periodo di validità del contratto stesso. Il modulo permette di gestire anche l’offerta commerciale al cliente

Contratto di assunzione

regola la stipula tra il lavoratore e l’agenzia

Sono presenti le informazioni su durata, mansione e livello di inquadramento, giorni di prova, eventuali proroghe. Per i lavoratori Extracomunitari è prevista la redazione di appositi modelli e controlli

Contratto quadro (assunzione a tempo indeterminato)

tra il lavoratore e l’agenzia per il successivo invio in missioni di lavoro presso l’utilizzatore finale in modo che nei periodi di non lavoro sia corrisposta un’indennità di disponibilità

Sono previste le informazioni su orario, mansione e livello di inquadramento, giorni di prova

Gestione rinnovi contrattuali

per applicare in modo automatico e massivo il ricalcolo in seguito ad un adeguamento della retribuzione dei vari CCNL, di preventivi e contratti per stabilire i nuovi costi e quindi proporre i nuovi prezzi

Gestione Matricola

per la gestione del numero matricola dei lavoratori, con assegnazione automatica del numero ed eventuale annullamento

Fogli presenze

Gestione fogli presenze e spese

dove inserire e modificare le attività lavorative (incluse le assenze e le ferie) svolte da ciascun lavoratore sottoposto a contratto

Nel dettaglio spese sono gestiti i dati relativi ai ticket, alle indennità. Sono previsti controlli su malattie e infortuni e sulle eccedenze rispetto alle ore settimanali previste

Gestione arretrati presenze e spese

per attribuire/stornare ad un lavoratore delle causali di presenza e delle indennità relativi a periodi precedenti all’attuale consentendo una corretta gestione da un lato sui cedolini e dall’altro per la fatturazione

Fatturazione

Gestione fatturazione

è il modulo per procedere all’elaborazione automatica, numerazione, stampa ed invio dei documenti contabili da emettere sulla base dei contratti di fornitura attivi nel periodo selezionato. Sono altresì disponibili una serie di report e dettagli per analisi e verifiche

Integrazione sistema paghe

Esportazione anagrafiche e presenze

permette l’esportazione al sistema di gestione dei cedolini delle informazioni relative alle anagrafiche dei lavoratori e dei relativi contratti di assunzione e i dati delle presenze, indennità ed arretrati dei lavoratori; permette l’importazione dei costi elaborati dal sistema di gestione dei cedolini

Importazione dati da sistema paghe

per importare dal sistema paghe i costi delle singole matricole per procedere alla fatturazione con costo reale, per elaborare i dati utili alla Dichiarazione IRAP, per effettuare analisi dei costi e delle differenze tra i costi reali e quelli ipotizzati in sede di preventivo; importazione dei saldi ore ferie, delle contribuzioni aggiuntive o della rivalutazione ratei

Integrazione sistema contabilità

Esportazione dati cliente

per inviare i dati anagrafici dei nuovi clienti e/o delle eventuali variazioni verso il sistema di contabilità aziendale

Esportazione dati fatture

per inviare, in modo automatico, i dati delle fatture verso il sistema contabilità

Importazione partite aperte

per importare dal sistema di gestione contabilità le partite aperte e i crediti residui per cliente contabile/documento di fatturazione

Comunicazione agli Enti

INAIL

per l’invio comunicazioni in via telematica di assunzione, proroghe e cessazioni dei contratti di assunzione, l’esportazione trimestrale delle retribuzioni e verifica anomalie

Comunicazioni telematiche al Centro per l’Impiego

per le comunicazioni di assunzione, proroga e cessazione in via telematica ai centri per l’impiego che utilizzano il tracciato ministeriale

Es: Portale Sintesi e SARE

Facilitazioni

Invio messaggi

in occasione di eventi automatici (scadenze, rinnovi contrattuali) o manuali (proroghe, colloqui, fatture) poter inviare mail o SMS a cliente o lavoratore

Scelta fatturazione causali assenteismo

per stabilire se esporre in fattura un prezzo di vendita per le causali di assenza

Altri elementi di retribuzione

per utilizzare voci nel corpo del cedolino (premi tipicamente) con una periodicità diversa (annuale, mensile, ora lavorata o ora retribuita) e con diverse incidenze

Passaggi di livello ed incrementi retributivi

permette all’utente di creare delle scadenze manuali per variazioni contrattuali e retributive future (es. passaggio di livello, introduzione superminimo)

Possono essere generate in automatico delle scadenze collegate alle variazioni contributive, ai passaggi di livello apprendisti e agli scatti di anzianità

Scatti programmati

in modo da conoscere in anticipo i nuovi costi e quindi i prezzi

Fatturazione spese amministrative

in base ad alcune condizioni definite a livello cliente o di contratto, è possibile avere delle righe in fattura per voci di spesa

La Suite WhiteNet, inoltre, permette di gestire:

Gestione Offerta

Il modulo permette di gestire come entità diverse l’Offerta e il Contratto di Somministrazione vero e proprio

Gestione Accordo Commerciale

L’accordo è un’entità utile se si desidera gestire dei dati di fatturazione comuni a più contratti di somministrazione

Calcolo e rifatturazione rivalutazione ratei

Il modulo permetterà di calcolare l’importo della rivalutazione ratei da applicare a tutti i contratti attivi nel periodo che presentano una differenza di retribuzione diretta (RML) tra mese corrente e mese precedente a causa di un aumento o dell’aggiornamento per il CCNL associato e, se contrattualmente previsto, di esporlo automaticamente in fattura tramite una voce specifica con o senza margine

Tariffa minima causale

La gestione permette di definire in tabella di base “Causali” una causale di riferimento così da verificare ed eventualmente forzare la tariffa calcolata al valore della causale di riferimento nel caso questa fosse maggiore

Aumento tariffe su rinnovo contrattuale

La gestione permette che, in occasione dell’applicazione di un rinnovo contrattuale, si possa applicare una percentuale aggiuntiva alle tariffe di vendita

Controllo del margine minimo

La funzione permette di definire delle soglie di margine minimo generali e di assegnare a ciascun utente/filiale la soglia di riferimento. In inserimento/modifica del preventivo il sistema verifica che l’utente rispetti la soglia minima assegnata e, in caso contrario, rende non valido il preventivo sotto soglia che può essere sottoposto a validazione da parte degli utenti preposti. Il controllo del margine viene applicato anche sulle causali e sugli ACV inseriti direttamente sul contratto e sugli ACV inseriti direttamente sul foglio presenze

Gestione IRAP

La funzione serve a fornire la documentazione e gli importi utili ai fini della dichiarazione IRAP ricavabile dalle fatture di WhiteNet e dal costo del lavoro

Rettifiche di tariffa

La funzione permette di generare automaticamente documenti di fatturazione in caso di rettifiche di prezzo su causali e articoli di spesa non legate al ricalcolo di retribuzioni o costi.
In seguito ad una variazione dei prezzi sul contratto di somministrazione, se la variazione ha effetto retroattivo, è possibile attivare una funzione che verifica i delta di tariffa tra le causali/ACV presenti nella versione attuale del contratto di somministrazione e i valori esposti nelle causali/ACV dei documenti di fatturazione emessi dal sistema e genera in automatico fatture/note credito di variazione di tariffa.
I delta di tariffa delle causali/ACV possono eventualmente essere anche importati da un file Excel

Gestione badanti e buoni di servizio

È uno strumento per gestire i contratti e le fatture delle badanti in WhiteNet. Con il modulo si gestisce la richiesta di fornitura servizio badanti da parte di un ente con relativa tipologia, le quote di rimborso e la relativa fatturazione, conteggiando i buoni servizi connessi

Visibilità per commerciale

Con questo modulo è possibile gestire la visibilità dei dati anche oltre la propria filiale di appartenenza per commerciale di riferimento del cliente

Gestione Edilizia

Il modulo prevede l’applicazione del calcolo particolare per l’edilizia previo il caricamento delle regole delle casse provinciali

Importazione eventi di malattia da XML

La funzione permette di acquisire dal sito INPS il file contenente le informazioni dell’evento di malattia del lavoratore (comunicate telematicamente dal medico competente) e di aggiornare automaticamente il foglio ore in modo che sia poi trasferibile a paghe

Importazione spese cliente da Excel

Il modulo esegue l’importazione massiva delle spese da fatturare al cliente in toto o in parte, non collegabili ad uno specifico lavoratore, da file Excel. In seguito è possibile procedere alla generazione dei documenti di fatturazione di tipo spese cliente in modo da creare le fatture o le note di credito con i dati importati

Fatturazione con costo tecnico

Permette di fatturare un costo molto simile al costo elaborato da Paghe senza attendere l’importazione dei costi dal Sistema Paghe.
A differenza del costo presunto, non risulta influenzato dalle scelte commerciali dell’APL, siano esse generali (es. la maggiorazione straordinario in tabella parametri) o specifiche (es. la modalità di calcolo costo sul preventivo). Il costo tecnico per ciascuna causale e per ciascuna spesa viene calcolato durante l’elaborazione dei documenti di fatturazione; il costo ore e il costo spese esposto in fatturazione verrà determinato sulla base dei costi tecnici delle singole causali e spese contenute nel documento

Gestione Fido

L’opzione gestisce il flusso e i criteri di controllo del cliente da parte dell’APL per attribuire le commesse di lavoro. Il modulo prevede una forte in operabilità tra filiale e sede a cui rimane il compito di definire le policy aziendali e gli strumenti per la quantificazione dei fidi dei nuovi clienti, la revisione della codifica del blocco per rischio affidabilità e le logiche di attribuzione massiva del fido ai clienti (sulla base della situazione in essere o secondo indicazioni del cliente)

Contratti di Ricerca e Selezione

Il modulo permette di gestire clienti (in condivisione con l’anagrafica cliente per la somministrazione) e poi preventivi, contratti e fatturazione specificatamente per la Ricerca & Selezione.
Le tariffe possibili sono tariffa per contratto, tariffa per candidato, e percentuale sulla RAL. È possibile fatturare per contratto o a tranche prevedendo anche modalità di pagamento specifiche per ciascuna tranche

Reportistica di Analisi Andamento Aziendale

È uno strumento di Business Intelligence all’interno di WhiteNet che permette di controllare in “tempo reale” l’andamento dell’azienda e analizzare il trend delle performance aziendali. In base alla periodicità prescelta, viene generato un datawarehouse contenente i dati gestionali opportunamente elaborati e ottimizzati per consentirne l’elaborazione analitica. Ulteriori estensioni sono possibili tramite strumenti di reportistica di BI

Integrazione con documentale

Nell’ambito di un processo più complesso che prevede l’adozione di un documentale per l’APL, vengono messi a disposizione alcune funzioni di integrazione con sistemi documentali esterni.
Gli elementi salienti sono: l’utilizzo di stampe multiple per generare tutti i documenti necessari in un colpo solo; uno strumento di gestione dell’archivio documenti e stampe in SmartNet, utile alle funzioni di filiale per il monitoraggio delle operazioni da eseguire in fase di movimentazione documenti, e del relativo stato di avanzamento; ed infine la generazione ed inserimento su ogni documento di un barcode necessario per la catalogazione ed archiviazione nel documentale

Firma elettronica contratti somministrazione

Il modulo consente di firmare elettronicamente i contratti di somministrazione, tramite integrazione del sito web con l’applicativo e contestuale generazione di chiavi OTP (one time password), senza che il cliente si debba fisicamente recare in filiale

Firma elettronica contratti prestazione

Il modulo consente di firmare elettronicamente i contratti di assunzione, tramite integrazione del sito web con l’applicativo e contestuale generazione di chiavi OTP (one time password), senza che il lavoratore si debba fisicamente recare in filiale

W2N (modulo Web di WhiteNet)

W2N (WhiteToNet) permette un contatto diretto con i clienti, con i lavoratori ed eventualmente con gli altri enti esterni (banche, pubblica amministrazione, ecc.), tramite Internet. Nella parte Base è riportata la parte pubblica di accesso e dove si riportano gli annunci, news, ubicazione filiali.
Poi è composto dai moduli:
Customer Care che è lo “strumento” che la Società mette a disposizione dei suoi Clienti, per l’accesso ad un insieme di informazioni relative al suo rapporto con l’Agenzia
Worker Care che è lo “strumento” per il candidato per comunicare con l’Agenzia: è lui stesso che cura i propri dati anche per successive correzioni o modifiche
Filiale che è il modulo con cui le Agenzie dialogano con i motori di ricerca delle ricerche di personale, creano mailing list e newsletter

Consultazione cedolini e CU

Il modulo consente di lavorare automaticamente il file contenente i cedolini o il CU dei dipendenti in modo da renderli disponibili sul portale e permetterne la consultazione e lo scarico. La creazione automatica del singolo cedolino o CU permette anche l’invio di mail o SMS al lavoratore per segnalare la presenza del nuovo documento. All’agenzia rimane traccia della storia di visualizzazione e scarico

Timesheet

Il modulo consente al lavoratore di accedere al proprio foglio ore per gestire le proprie presenze e assenze del mese e di validarle. Il modulo consente al cliente di poter vedere il foglio presenze del lavoratore per validarlo o rifiutarlo. Al termine il foglio ore viene importato in WhiteNet per le successive elaborazioni